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Datenschutzerklärung Brainix Lernsystem

 

1. Allgemeine Informationen

 

1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

  • Im Falle der Nutzung von Brainix-Software im Rahmen des Unterrichts ist die einsetzende Schule die verantwortliche Organisation. Sie hat die Brainix GmbH als Auftragsverarbeiterin beauftragt.

  • In allen anderen Fällen:

Brainix GmbH
Westenstraße 26
85072 Eichstätt
Deutschland
Telefonnummer: +49 89 89427502
E-Mail: info@brainix.org
Website: www.brainix.org

 

1.2 Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten

  • Im Falle der Nutzung von Brainix-Software im Rahmen des Unterrichts ist die datenschutzbeauftragte Person der einsetzenden Schule verantwortlich Ansprechpartnerin

  • In allen anderen Fällen:

Brainix GmbH
Richard Metz
Westenstraße 26
85072 Eichstätt
Deutschland
E-Mail: datenschutz@brainix.org

 

Die folgende Datenschutzerklärung ist an den Erfordernissen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie der Rechtsnormen des Bundeslands Bayern, insbesondere dem BayEUG, ausgerichtet.

 

1.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit im Folgenden nichts anderes angegeben ist, aus Art. 85 des Bayerischen Erziehungs- und Unterrichtsgesetzes (BayEUG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung der schulischen Aufgaben erforderlichen Daten zu verarbeiten.

 

1.4 Empfänger von personenbezogenen Daten

Der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt grundsätzlich durch die Brainx GmbH.

Für einzelne Verfahren setzen wir weitere Auftragsverarbeiter ein.

Auf Anforderung werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

 

1.5 Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Einzelheiten sind nachfolgend geregelt.
 

1.6 Ihre Rechte

Als Betroffener einer Datenverarbeitung haben Sie die folgenden Rechte:

  • Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).

  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).

  • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

  • Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

 

1.7 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

 

2. Informationen zum Einsatz des Lernsystems „Brainix“

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung und Nutzung der Lernplattform „Brainix“ zur Unterstützung der Schulentwicklung, Ergänzung der pädagogischen Arbeit durch virtuelle Klassenräume, Förderung der Kooperation innerhalb der Schule, ortsunabhängiges Arbeiten mit digitalen Unterrichtswerkzeugen und Durchführung von Distanzunterricht unter den Voraussetzungen von § 19 Abs. 4 BaySchO. Damit dient die Datenverarbeitung der Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist sowie den in Anlage 2 Abschnitt 4 der BaySchO genannten Zwecken.

 

2.1 Daten von Schülerinnen und Schülern sowie des Pädagogischen Personals

Bei den Daten der Schülerinnen und Schüler sowie des Pädagogischen Personals handelt es sich um Stammdaten wie Name, E-Mail-Adresse und Passwort sowie Nutzungsdaten wie bearbeitete Lektionen, Korrekturzeichen und -anmerkungen, in der Lernplattform verfasste Beiträge und sonstige Protokolldaten im Sinne der Ziffern 3.1.1 bis 3.1.2 und 3.2.1 bis 3.2.2 in Abschnitt 4 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.

 

2.1.1 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten der Schülerinnen und Schüler sowie des Pädagogischen Personals ist Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 lit. e, Abs. 3 S. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. Art. 1, Art. 85, Art. 89 Abs. 1 S. 1, S. 3 Nr. 10a BayEUG i.V.m. § 46 BaySchO und Abschnitt 4 Anlage 2 der BaySchO bzw. Anlage 10 der DVBayDSG-KM.

 

2.1.2 Zwecke

Die Zwecke der Verarbeitung sind entsprechend der Anlage 2 Abschnitt 4 der BaySchO die

  • Unterstützung der Schulentwicklung

  • Ergänzung der pädagogischen Arbeit durch virtuelle Klassenräume

  • Förderung der Kooperation innerhalb der Schule

  • ortsunabhängiges Arbeiten mit digitalen Unterrichtswerkzeugen

  • Durchführung von Distanzunterricht unter den Voraussetzungen von § 19 Abs. 4 BaySchO.

Damit dient die Datenverarbeitung der Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.

 

2.1.3 Empfänger

 

2.1.3.1 Empfänger schulintern (im Falle des Einsatzes an Schulen)

Empfänger sind die Schulleitung sowie das Sekretariat, das Pädagogische Personal, die Schülerinnen und Schüler und die Erziehungsberechtigten entsprechen der nachfolgenden Aufzählung:

 

2.1.3.1.1 Rolle Schulverwaltung (Schulleitung und Sekretariat; „school manager“ oder „SM“):

  • Auf eigene Daten schreibend;

  • Auf die Stammdaten der Schüler der eigenen Schule (ausgenommen lokale User-ID, virtuelles Profilbild [und Passwort]) schreibend;

  • Auf die Stammdaten des pädagogischen Personals der eigenen Schule (ausgenommen User-ID, virtuelles Profilbild [und Passwort]) schreibend;

  • Auf die Stammdaten der Erziehungsberechtigten der eigenen Schule (ausgenommen lokale User-ID und virtuelles Profilbild) schreibend;

  • Auf die Stammdaten der anderen Nutzer mit der Nutzerrolle „SM“ der eigenen Schule (ausgenommen lokale User-ID und virtuelles Profilbild) schreibend;

  • Auf die Stammdaten der Nutzer mit der Nutzerrolle „SAM“, die für die eigene Schule zuständig sind, (ausgenommen lokale User-ID, virtuelles Profilbild und Passwort) lesend

 

2.1.3.1.2 Rolle Pädagogisches Personal:

  • Auf eigene Daten schreibend;

  • Auf die Stammdaten der von ihnen unterrichteten Schüler (ausgenommen Lokale User-ID) und alle auf die Bearbeitung der Lektionen bezogenen Nutzungsdaten, also Mitgliedschaften in virtuellen Kursen der Lernplattform, bearbeitete Lektionen, jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung; Auswertung der absolvierten Tests lesend,

  • Auf Korrekturzeichen und -anmerkungen der von ihnen unterrichteten Schüler schreibend;

  • Berechtigung einzelne bearbeitete Lektion der von ihnen unterrichteten Schüler zurückzusetzen

 

2.1.3.1.3 Rolle Schülerinnen und Schüler:

  • Auf eigene Daten lesend; auf das eigene Passwort und virtuelle Profilbild schreibend;

  • Auf die Daten Name(n), Vorname(n), Schule, Klassenleiter und Angaben zum Unterrichtseinsatz des sie unterrichtenden Pädagogischen Personals lesend;

  • Auf die auf den jeweiligen virtuellen Kurs bezogenen Nutzungsdaten des Pädagogischen Personals, also Korrekturzeichen und -anmerkungen zu den vom jeweiligen Schüler bearbeiteten Aufgaben sowie die Mitgliedschaften in virtuellen Kursen der Lernplattform, denen der jeweilige Schüler angehört, lesend

 

2.1.3.1.4 Rolle Erziehungsberechtigte:

  • Auf eigene Daten lesend;

  • Auf das eigene virtuelle Profilbild schreibend

  • Auf die Stammdaten der eigenen Kinder sowie die Ergebnisse der eigenen Kinder in der sog. „Challenge“ lesend

 

2.1.3.2 Externe Empfänger

Zur Bereitstellung und Nutzung der Lernplattform „Brainix“ ist die Übermittlung personenbezogener Daten an die Brainix GmbH, die im Falle des Schuleinsatzes als Auftragsverarbeiterin agiert, notwendig. Mit ihr hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 28 DSGVO).

Für die Bereitstellung, Betrieb und Wartung der zentralen technischen Infrastruktur der Lernplattform sowie den 2nd und 3rd–Level-Support bedient sich die Brainix GmbH „weiterer Auftragsverarbeiter“ im Sinne von Art. 28 DSGVO.

 

2.1.4 Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Die Vorgaben zur Speicherdauer sind insbesondere Ziffer 5 der Anlage 2 Abschnitt 4 der BaySchO, zu entnehmen.

Dies bedeutet für die Löschfrist im Einzelnen:

  • IP-Adressen werden jeweils spätestens drei Monate nach dem Ende des laufenden Schuljahres gelöscht.

  • Folgende Daten der Schülerinnen und Schüler werden jeweils am Ende des laufenden Schuljahres oder, falls dies aus pädagogisch/didaktischen Gründen als sinnvoll erachtet spätestens am Ende des darauffolgenden Schuljahres, gelöscht, im Fall der Speicherung im Rahmen der zweijährigen gymnasialen Qualifikationsstufe spätestens am Ende der Qualifikationsstufe:

  • Klasse/Kurs, Mitgliedschaften in virtuellen Kursen der Lernplattform, jeweils mit Zeitpunkt des Beginns der Mitgliedschaft und Zeitpunkt der letzten Nutzung der Mitgliedschaft und Art der Zugriffsberechtigung, bearbeitete Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen, in der Lernplattform verfasste Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung.

  • Die sonstigen gespeicherten Daten des pädagogischen Personals, der Schülerinnen und Schüler werden jeweils spätestens am Ende des Schuljahres gelöscht, in dem diese die jeweilige Schule verlassen haben.

  • Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

 

2.1.4 Auskunftspflicht gegenüber der Schule

Eine Pflicht zur Auskunft durch Schülerinnen und Schüler beziehungsweise Lehrkräfte besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG.

 

2.2 Daten der Erziehungsberechtigten

Bei den Daten der Erziehungsberechtigten handelt es sich um diejenigen Daten, die im Rahmen Anlage eines Benutzerkontos, zur Verwaltung der Zugriffsrechte und für die Sicherheit und Funktionalität der Lernplattform erforderlich sind. Das sind beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Lokale User-ID, Nutzerrolle, Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung oder Summe der fehlgeschlagenen Login Versuche.

 

2.2.1 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Erziehungsberechtigten erfolgt im Kontext der Pflichten der Schule und der Erziehungsberechtigten (Art. 74 und Art. 76 BayEUG, § 22 Abs.3 S. 3 BaySchO und Art. 85 Abs. 1 BayEUG) sowie der für die Erziehungsberechtigten geltenden Nutzungsbedingungen für die Plattform auf Grundlage einer ergänzenden Einwilligung bei der Anlage des Nutzeraccounts.

 

2.2.2 Zwecke

Zweck der Verarbeitung ist es, den Erziehungsberechtigten zu ermöglichen, auf die gewissenhafte Erfüllung der schulischen Pflichten zu achten und die Erziehungsarbeit der Schule zu unterstützen.

 

2.2.3 Empfänger

Sieh oben unter a) Daten von Schülerinnen und Schülern sowie des Pädagogischen Personals - Empfänger.

 

2.2.4 Dauer der Speicherung

Soweit die Speicherung der Daten einer Einwilligung bedarf, werden die gespeicherten Daten der Erziehungsberechtigten gelöscht, wenn die Betroffenen die erteilte Einwilligung widerrufen.

 

2.3 Daten der Mitarbeiter der Schulbehörde, der Schulleitung und des Sekretariats

Bei den Daten von Mitarbeitern der Schulbehörde, der Schulleitung sowie des Sekretariats handelt es sich um diejenigen Daten, die im Rahmen Anlage eines Benutzerkontos, zur Verwaltung der Zugriffsrechte und für die Sicherheit und Funktionalität der Lernplattform erforderlich sind. Das sind beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Lokale User-ID, Nutzerrolle, Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung oder Summe der fehlgeschlagenen Login Versuche.

 

2.3.1 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG.

 

2.3.2 Zwecke

Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung und Administration der Lernplattform für die Schülerinnen und Schüler und das Pädagogische Personal.

 

2.3.3 Empfänger

Siehe oben unter Daten von Schülerinnen und Schülern sowie des Pädagogischen Personals - Empfänger.

Darüber hinaus sind Empfänger die zuständige Schulbehörde und die Schule.

 

2.3.4 Dauer der Speicherung

Daten der Mitarbeiter der Schulbehörde, der Schulleitung und des Sekretariats werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

 

2.3.5 Auskunftspflicht gegenüber der Schule

Eine Pflicht zur Auskunft durch Mitarbeiter der Schulbehörden, der Schulleitung und des Sekretariats besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 4 BayEUG.

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